Nos últimos anos, a transformação digital tem sido uma tendência cada vez mais presente nas empresas de todo o mundo. Com a rápida evolução da tecnologia, surgiram diferentes abordagens para melhorar a eficiência e a produtividade dos processos empresariais. Duas dessas abordagens são a digitalização de processos e a automação de processos. Embora os termos sejam frequentemente usados como sinônimos, eles se referem a conceitos distintos. Neste artigo, vamos explorar a diferença entre digitalização de processos e automação de processos, para que você possa entender melhor como cada uma pode beneficiar sua organização. 

A digitalização de processos é o processo de converter informações em formato analógico (como papel) em formato digital. Ela envolve a captura, o armazenamento e o gerenciamento eletrônico de documentos e informações relacionadas a um processo específico. A digitalização permite que as empresas reduzam a dependência de documentos físicos, tornando os dados mais acessíveis, organizados e seguros. Além disso, ela facilita a colaboração e o compartilhamento de informações entre equipes e departamentos. Com a digitalização de processos, os documentos podem ser facilmente pesquisados, editados e arquivados, o que resulta em maior eficiência e economia de tempo. 

Por outro lado, a automação de processos se concentra na eliminação de tarefas manuais e repetitivas por meio da substituição de atividades humanas por sistemas automatizados. A automação visa otimizar os processos empresariais, aumentar a produtividade e reduzir erros humanos. Ela envolve a utilização de tecnologias como robótica, inteligência artificial e software de automação para executar tarefas de forma mais rápida, precisa e eficiente. A automação de processos pode ser aplicada a diversas áreas, desde fluxos de trabalho simples até processos complexos que envolvem várias etapas e sistemas. 

Enquanto a digitalização de processos se concentra na conversão de informações analógicas em digitais, a automação de processos vai além, buscando eliminar a necessidade de intervenção humana em tarefas específicas. Embora a digitalização possa ser vista como um primeiro passo para a automação, é importante compreender que a digitalização não implica necessariamente em automação. A digitalização permite que as informações sejam acessadas eletronicamente, mas ainda requer a intervenção humana para executar as tarefas associadas a essas informações. A automação, por sua vez, busca a substituição completa ou parcial da intervenção humana por sistemas automatizados.  

Ambas as abordagens trazem benefícios significativos para as empresas. A digitalização de processos melhora a acessibilidade, a organização e a segurança dos documentos, enquanto a automação de processos aumenta a eficiência, a produtividade e a precisão das operações. Em muitos casos, as organizações implementam tanto a digitalização quanto a automação de processos como parte de sua estratégia de transformação digital. A digitalização estabelece uma base sólida, permitindo que a automação seja aplicada posteriormente, à medida que a empresa evolui em sua jornada digital. 

Em resumo, a digitalização de processos e a automação de processos são conceitos distintos, embora estejam relacionados à melhoria da eficiência e da produtividade empresarial. A digitalização se refere à conversão de informações analógicas em digitais, enquanto a automação busca substituir tarefas manuais e repetitivas por sistemas automatizados. Ambas as abordagens têm seu lugar no cenário empresarial moderno e podem trazer benefícios significativos quando aplicadas de forma estratégica. Portanto, é importante entender suas diferenças e avaliar qual delas é mais adequada às necessidades específicas da sua organização. 

Vantagens na Digitalização de processos 

A digitalização de processos tem se mostrado uma tendência cada vez mais presente em empresas de todos os setores e tamanhos. Devido ao fato de que a digitalização depende de tecnologias e dispositivos modernos, especialmente a Computação em Nuvem, ela oferece diversas vantagens para as empresas. Veja abaixo alguns dos benefícios proporcionados por essa transformação digital. 

 Redução significativa de erros e retrabalho: Ao eliminar tarefas manuais suscetíveis a falhas humanas, como o preenchimento incorreto de formulários ou a perda de documentos físicos, as empresas podem garantir uma maior precisão e consistência nas suas operações. Além disso, o uso de sistemas automatizados ajuda a padronizar os procedimentos, evitando variações desnecessárias que poderiam comprometer a qualidade dos resultados. 

Ganho de tempo e agilidade: A digitalização permite que processos sejam executados de forma mais rápida, eliminando a necessidade de deslocamentos físicos ou de aguardar a chegada de documentos por meio de transporte. Com a implementação de fluxos de trabalho eletrônicos, é possível simplificar etapas, acelerar a troca de informações e agilizar a tomada de decisões, resultando em um aumento da eficiência operacional e na redução de prazos de entrega. 

 Digitalização de fácil acesso e o compartilhamento de informações: Com documentos armazenados eletronicamente em sistemas centralizados, é possível que várias pessoas acessem os dados simultaneamente, independentemente de sua localização geográfica. Isso promove uma comunicação mais eficiente entre equipes, parceiros e clientes, além de viabilizar o trabalho remoto e o uso de recursos compartilhados. 

Maior segurança da informação: Com a implementação de medidas adequadas, como criptografia, controle de acesso e backups automáticos, é possível proteger os dados empresariais contra perdas, roubo ou danos físicos. Além disso, sistemas digitais possibilitam um maior monitoramento das atividades realizadas, permitindo identificar e solucionar rapidamente possíveis vulnerabilidades. 

Sustentabilidade ambiental: A redução do uso de papel e de recursos físicos, como impressoras e arquivos físicos, diminui o impacto ambiental das operações empresariais. Além disso, a digitalização incentiva práticas como a assinatura eletrônica, eliminando a necessidade de documentos impressos e enviados por correio. 

 A empresa se torna mais competitiva : Ao implementar processos digitais em seu negócio, sua empresa se torna mais competitiva. Isso ocorre porque você fortalece sua presença online, ampliando o reconhecimento da sua marca e alcançando um público maior. Além disso, é possível captar mais leads e fidelizar clientes, o que contribui para o crescimento e sucesso do seu empreendimento. 

Em resumo, a digitalização de processos traz uma série de vantagens para as empresas. Ela permite a redução de erros e retrabalho, aumenta a eficiência e agilidade, facilita o acesso às informações, fortalece a segurança da informação e contribui para a sustentabilidade. Portanto, investir nessa transformação tecnológica é essencial para as organizações que desejam se manter competitivas e adaptadas às demandas do mundo moderno. 

Se você quer saber se a sua empresa pode ser beneficiada pela Automação de Processos, entre em contato conosco, clicando aqui.

Garanta o sucesso da aplicação da Automação de Processos na sua empresa com um parceiro especializado!

Com quase 20 anos de experiência, a Cellere possui amplo conhecimento no tratamento e gerenciamento de grandes e complexos volumes de dados. A partir de uma análise profunda e individualizada, com o uso de metodologias ágeis, combinamos a aplicação de técnicas de automação com a Inteligência Artificial (IA), para desenvolver e implantar softwares, integrando e otimizando processos. 

Nosso objetivo é proporcionar as condições ideais para a máxima eficiência e rentabilidade do negócio, reduzindo custos, gerando resultados melhores, assim como agilidade para a tomada de decisão e assertividade para as organizações.