A digitalização de processos é um dos pilares da Transformação Digital que tem sido pauta recorrente nos últimos anos, sendo uma etapa fundamental da inovação e atualização para permitir que empresas competitivas e obtenham resultados.
Para ocorrer a Revolução Digital, o uso eficiente e inteligente de recursos e otimização de processos internos, incluindo os administrativos, é fundamental através de tecnologia, mobilidade, inteligência artificial e outras possibilidades.
Vamos aqui entender o que é a digitalização de processos e quais benefícios ela pode agregar para a melhoria dos resultados da empresa.
O que é digitalização de processos?
Para buscar a melhoria de processos, é fundamental primeiramente recorrer à digitalização de processos, que consiste em transferir dados físicos para o ambiente virtual, incluindo o envio de documentos para a nuvem, para que sejam acessíveis de qualquer lugar, a qualquer momento, de forma prática, tendo como único pré-requisito o acesso à internet.
No dia a dia, isso permite que a equipe de produção utilize esta digitalização para executar tarefas de forma remota, rápida e sem impedimentos. Isso foi fundamental para as empresas continuarem operando durante a pandemia.
Como exemplo, a América do Norte deu o maior salto na digitalização, tendo até 60% de seus produtos e serviços totalmente ou parcialmente online, de acordo com pesquisa da McKinsey em 2020.
Como processos digitais, a necessidade de estar presencialmente em locais para a execução de tarefas deixa de ser necessária. Qualquer tarefa, mesmo a assinatura de documentos, pode ser feita online, de qualquer local. Há ferramentas de assinatura digital que são legalmente permitidas.
Quais os objetivos da digitalização de processos administrativos
Para maior eficiência e dinamismo, a digitalização de processos administrativos é fundamental para qualquer empresa.
Mas, além de saber o que é digitalização de processos, a sua empresa identifica os seus objetivos? Confira:
• Aumentar a produtividade das equipes e os resultados do negócio;
• Melhorar a eficiência e a rotina da equipe;
• Reduzir os erros e e tempo desperdiçado em retrabalho;
• Dar base para a inovação dentro da empresa;
• Garantir a competitividade empresarial no mercado;
• Diminuir custos com deslocamentos e material de escritório.
Essa digitalização de processos que estamos promovendo, não é apenas referente a processos de justiça, e sim também melhorias internas no dia-a-dia de empresas de qualquer segmento.
Quais são os benefícios da digitalização de processos para as empresas?
Ao implementar um bom processo de digitalização na empresa, o gestor poderá aproveitar uma série de vantagens que a prática traz para o negócio. Confira:
Growth Hacking
Se a empresa adota o mindset de Growth Haking e visa o crescimento linear, certamente uma etapa está relacionada à melhoria de processos.
Processos digitais fazem parte da cultura de crescimento agressivo, em busca da evolução nos resultados.
Segurança de dados
Uma boa iniciativa é iniciar um processo de digitalização de documentos na empresa, migrando as informações para a nuvem. Atualmente, os melhores fornecedores de soluções tecnológicas trabalham com sistemas cloud.
O ponto principal é que as soluções em nuvem garantem a segurança de dados de diversas maneiras, como evitar perdas e extravios de documentos, criptografia, controle de acesso e muito mais.
Mais eficiência e produtividade
Outro benefício da digitalização de processos é a eficiência das operações. Com a adoção de tecnologias inteligentes, como um ERP, o gestor consegue ter uma visão global das atividades executadas na empresa.
A possibilidade de analisar dados em tempo real dá a ele insights para corrigir eventuais erros e propor soluções com rapidez, garantindo e produtividade às equipes.
Mas como esse processo de digitalização impacta positivamente na produtividade? É simples, os profissionais deixam de realizar as tarefas repetitivas, que são assumidas pela tecnologia.
Além disso, com as soluções digitais, a ocorrência de erros e retrabalhos é menor.
Em suma, os processos se tornam mais rápidos, organizados, precisos e eficientes.
Praticidade para trocar dados e informações
Sua equipe iniciou um processo de digitalização de imagens para ter um banco de dados de todas as notas fiscais em papel recebidas nos últimos cinco anos.
Com isso, quando for preciso identificar determinado documento, será possível acessar a informação de maneira muito mais rápida e fácil, certo?
Agora imagine que um funcionário do time de marketing precise de uma validação da equipe de vendas. Em ambiente online, basta marcar o responsável na tarefa para que todos os envolvidos recebam uma notificação.
A facilidade na troca de dados e informações por meio digital é um grande benefício da digitalização de processos.
Maior integração entre equipes
O ambiente digital reduz as barreiras físicas no trabalho. O processo de digitalização proporciona, maior interação entre equipes, ainda que estejam fisicamente distantes.
Lembre-se de que os dados estão baseados em um sistema em nuvem em que todos trabalham juntos e de forma colaborativa.
Economia: reduza custos
Quando falamos em digitalização de processos administrativos, logo pensamos na economia que ela provoca.
E quais custos são reduzidos quando transferimos uma atividade para o ambiente digital? Pensando em diversos segmentos econômicos, podemos apontar:
• Material de escritório;
• Manutenção e deslocamento de frota;
• Hospedagem em hotéis e alimentação;
• Aluguel de espaços físicos e custos relativos a essa locação (contas fixas de água, luz, internet e telefone);
• Custo de deslocamento dos profissionais (passagens aéreas, transporte público, gasolina, carros por aplicativo).
Satisfação dos clientes
Você sabia que o e-commerce brasileiro cresceu 27% e faturou R$ 161 bilhões em 2021?
Esse forte crescimento das vendas online é fruto da migração de compras para a internet, o que só é possível com a digitalização de processos.
Quando as empresas marcam presença no ambiente digital, seus clientes ficam mais satisfeitos, pois possuem mais uma opção para comprar produtos ou contratar serviços.
E mais: os processos digitais de atendimento ao cliente proporcionam ao consumidor mais autonomia na decisão de compra.
Sustentabilidade
Além de ter impacto na redução de custos, temos outro benefício do processo de digitalização: sustentabilidade empresarial.
Com o menor uso de combustíveis fósseis no deslocamento, há redução de emissão de gases tóxicos na atmosfera.
Ao utilizar menos papéis, pois a impressão se torna uma exceção na empresa, há maior preservação ao meio ambiente.
Estabelecer indicadores estratégicos
Com a digitalização dos processos, os gestores empresariais passam a utilizar softwares para acompanhar e delegar tarefas.
Mas essa não é a única funcionalidade desse sistema, que traz informações relevantes da gestão, inclusive indicadores estratégicos.
Quantas horas foram dedicadas àquela negociação de contrato? Quais foram as entregas feitas no último mês?
Ao ter acesso a esses indicadores de performance, o gestor consegue mensurar a produtividade das equipes, identificando pontos de melhoria.
Quais setores podem se beneficiar da digitalização de processos?
Todos os setores econômicos podem se beneficiar da digitalização de processos, que também é indicada para micro e pequenas empresas.
Até segmentos específicos, como o agronegócio, por exemplo, pode se beneficiar ao optar por processos digitais. Uma das possibilidades é o controle de estoque, operações logísticas, gestão de clientes e fornecedores, através de plataformas digitais.
E os desafios, quais são os principais para a digitalização de processos?
Como fazer a digitalização de processos? Existem desafios a serem vencidos? Infelizmente, sim. Apontamos quatro principais desafios, veja:
Conhecimento e habilidade: é interessante contar com profissionais qualificados para este tipo de projeto, mas nem todas as empresas possuem pessoal próprio ou conseguem contratar terceirizados com boa qualificação.
Mindset: ainda há certa resistência (principalmente por parte de gestores mais tradicionais) na adoção de tecnologias inteligentes para iniciar o processo de digitalização de imagens e documentos.
Planejamento: o planejamento da digitalização é fundamental para não interromper ou prejudicar as atividades, mas nem todos os gestores dão a devida importância para essa etapa, que depende diretamente de um cronograma.
Infraestrutura: o processo de digitalização de uma empresa exige infraestrutura para armazenamento de documentos e disponibilização dos dados para no ambiente digital, como softwares, equipamentos e servidores (dependendo do caso), o que pode ser caro.
Já falamos da importância do processo de digitalização de documentos e imagens. Mencionamos que essa digitalização é transferir a atividade empresarial para o ambiente virtual.
Mesmo assim, existe outro termo que é bastante utilizado neste contexto: automação de processos. Há diferenças entre os termos? Sim!
Automação ou digitalização de processos: quais as diferenças?
A automação de processos é a integração de todos os sistemas e dados de uma empresa por meio do uso da tecnologia, com o objetivo de ter mais produtividade e controle das atividades. Neste caso, o foco é a execução de tarefas de modo automatizado.
A digitalização de processos é a transferência das informações de um negócio para um ambiente digital, seja ele em nuvem ou em servidor local, de modo que tudo seja online, gerando mais agilidade e economia.
Basicamente, a atividade ou tarefa que era executada manualmente ou presencialmente passa a ser realizada por meio de ferramentas digitais. De toda maneira, unir a digitalização com a automação é criar boas oportunidades de crescimento empresarial.
Uma pesquisa realizada pela Fortune Business Insights estima que o mercado global de gestão de processos de negócio (BPM) deve crescer de US$ 11,84 bilhões em 2021 para US$ 26,18 bilhões em 2028.
Um dos motivos apontados para esse crescimento é a grande necessidade das empresas de digitalizar os processos de negócios para alcançar metas empresariais, satisfação do cliente e maior produtividade.
No entanto, a pesquisa destaca exatamente a automação de processos para impulsionar essa gestão durante o período de previsão, com maior uso das ferramentas de automação de processos baseadas em nuvem.
E como fazer a digitalização de processos?
A digitalização de processos contribui para que a empresa garanta maior eficiência. Mas como implementar isso?
Na digitalização de documentos, por exemplo, devemos realizar a coleta e a classificação deles antes de digitalizar. Após, ocorre a indexação e a consulta.
Nos processos, precisamos escolher as ferramentas mais adequadas para nossos processos empresariais, de acordo com os nossos objetivos.
A importância de contar com boas ferramentas tecnológicas
As ferramentas tecnológicas são o meio da digitalização de processos.
Com elas, o gestor consegue não só transferir as informações para o ambiente virtual, mas facilitar a execução das tarefas empresariais no ambiente digital.
Apontamos algumas a seguir:
Comunicação: softwares de atendimento, chatbots em sites e redes sociais, além de aplicativos de mensagens são ótimos para atendimento ao cliente.
Vendas: existem softwares específicos para vendas para fazer a gestão, além de e-commerces e marketplaces para digitalizar os processos de vendas.
Financeiro: além do internet banking, os ERPs costumam possuir módulos financeiros.
Gestão: sistemas de gestão de processos e ERPs para gerenciar de forma global a organização, a rotina das equipes e os fluxos de trabalho.
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Onde e como a Cellere pode colaborar?
A Cellere é especialista em Revolução Digital. Promovemos a Transformação Digital de nossos clientes, utilizando tecnologia de ponta para melhorar processos, aumentar lucro e otimizar recursos.
Integramos todos os sistemas e dados de uma organização, visando a otimizar processos e a trazer rentabilidade, aumentando o controle do negócio sobre o andamento de serviços, solicitações e projetos.
