Veja como aumentar a eficiência do seu negócio aliando a Melhoria de Processos à Inteligência de Dados

Manter-se relevante no mercado atual exige um ritmo de mudança sem precedentes. A fim de aumentar a adaptabilidade frente às transformações, é preciso redesenhar os seus processos de negócios, por meio da Melhoria de Processos. Aliada à Inteligência de Dados, essa abordagem pode aumentar a velocidade, a assertividade das ações propostas, a qualidade e a lucratividade das atividades da sua empresa, reduzindo custos.

Em suma, aplicada de maneira adequada e contínua, promete impulsionar o crescimento, garantindo a sustentabilidade da sua companhia. Por isso, é essencial que todos os profissionais conheçam e saibam aplicar as práticas relacionadas a esse conceito. Dessa forma, vamos entender o que significa Melhoria de Processos.

O que é Melhoria de Processos?

Também conhecida como Business Process Improvement (BPI), em inglês, Melhoria de Processos é a base para a Transformação Digital. Nada mais é que a análise e a otimização dos conjuntos de atividades de uma organização. Uma vez identificadas as ineficiências, os obstáculos e as possibilidades de melhoria, os processos são adaptados ou redesenhados e, assim, colocados em prática. 

Trata-se, portanto, de uma iniciativa para aprimorar continuamente o desempenho dos processos, aliando-os às estratégias organizacionais e às expectativas do cliente. Como resultado, os fluxos de trabalho tornam-se mais eficientes e há o crescimento geral dos negócios.

Por isso, a Inteligência de Dados tem um papel fundamental para implementar e garantir o sucesso da sua estratégia de Melhoria de Processos. Antes de entender essa relação, para que não haja dúvidas, vamos explicar, de forma breve, os conceitos de Transformação Digital e Inteligência de Dados.

O que é Transformação Digital e o que isso tem a ver com Melhoria de Processos?

Como mencionamos, a Transformação Digital deve estar por trás de todas as melhorias de uma organização. Esse termo se refere a uma mudança profunda na forma de pensar e de estruturar os negócios, a partir da adoção de uma forte cultura de inovação e da aplicação estratégica de tecnologias para a automação e a digitalização inteligente de processos. 

Mais do que uma tendência, essa é uma exigência da sociedade. Apesar de ser um nome e uma definição relativamente recentes, o movimento da Transformação Digital já vem ocorrendo há décadas. O conceito é o resultado da nova era mundial em que vivemos, de grande evolução tecnológica e significativa influência no estilo de vida de todas as pessoas. 

Tudo isso exige que as empresas de todos os segmentos adotem novos modelos de negócio, a fim de atenderem às novas necessidades e aos padrões de comportamento. Agora, o digital e o instantâneo são mais importantes do que nunca, e adotar medidas para se adequar a essa nova realidade é o que vai garantir o futuro das organizações. 

É aí que entra a Melhoria de Processos e a Inteligência de Dados.

O que é Inteligência de Dados? Qual é a relação com Melhoria de Processos?

A Inteligência de Dados é uma parte vital dos esforços de qualquer organização para melhorar os seus serviços e suas estratégias. Refere-se a todas as ferramentas e métodos analíticos utilizados pelas empresas para obter uma melhor compreensão das informações coletadas. O propósito é promover tomadas de decisões mais acertadas, seja para o aprimoramento de serviços ou investimentos, etc. 

Ao coletar dados para fins de inteligência, as organizações procuram uma variedade de fontes. Entre elas estão as métricas de desempenho de negócios, mineração de dados de consumidores e usuários e outras fontes descritivas. Com isso, são capazes de descobrir caminhos alternativos, resolver problemas e identificar tendências futuras para melhorar as decisões.

Hoje, a Inteligência de Dados incorpora Inteligência Artificial e ferramentas de aprendizado de máquina. Assim, elas permitem que as empresas analisem enormes quantidades de dados com muito mais rapidez e confiabilidade, ao contrário do processo manual.

Por que a Melhoria de Processos deve estar aliada à Inteligência de Dados?

Para muitos negócios, a Melhoria de Processos tornou-se a principal prática para o entendimento do desempenho operacional. Usando dados gerados por processos diários, as organizações podem reconhecer o momento em que o desempenho, a produtividade ou o tempo de resposta diminuem. Além disso, também entendem quando os custos aumentam e a conformidade falha.

Por isso, a Melhoria de Processos e a Inteligência de Dados estão intrinsecamente relacionadas e podem se complementar de várias maneiras. Confira, a seguir, como esses dois conceitos se relacionam e devem ser aplicados em conjunto.

Identificação de oportunidades de melhoria de processos

A Inteligência de Dados pode ajudar a identificar padrões, tendências e dificuldades nos processos existentes, que levam a ineficiências. Tais informações podem ser usadas como base para melhorar os processos.

Análise preditiva

A Inteligência de Dados pode prever comportamentos futuros e resultados com base em modelos estatísticos e algoritmos avançados. Isso pode ajudar a prevenir potenciais problemas e a identificar áreas de risco. Além disso, orienta as decisões de melhoria de processos com base em projeções precisas.

Otimização de processos

Os dados coletados e analisados podem revelar insights valiosos sobre como otimizar os processos existentes. Desse modo, as organizações são capazes de identificar as etapas que podem ser eliminadas, automatizadas ou simplificadas. Assim, aumentam a eficiência e reduzem os custos operacionais.

Monitoramento em tempo real

A Inteligência de Dados possibilita o monitoramento contínuo dos processos, instantaneamente. Isso significa que as organizações podem identificar problemas imediatamente e tomar medidas corretivas rapidamente. Além disso, o monitoramento em tempo real também permite ajustes constantes nos processos para maximizar o desempenho.

Tomada de decisão baseada em dados

Por fim, a Inteligência de Dados fornece informações fundamentadas para a tomada de decisões relacionadas à melhoria de processos. Em vez de depender de suposições ou intuições, as organizações podem se basear em análises objetivas dos dados disponíveis. Isso reduz o risco de decisões inadequadas e ajuda a impulsionar a melhoria contínua.

Em resumo, a Inteligência de Dados pode fornecer informações valiosas e insights acionáveis para a Melhoria de Processos. Ao utilizar análises avançadas e técnicas preditivas, as empresas podem identificar oportunidades de otimização, tomar decisões informadas e, ainda, alcançar melhorias significativas na eficiência, na qualidade e no desempenho geral dos processos.

O passo a passo para aplicar a Melhoria de Processos

Agora que você já sabe a importância de aliar a Inteligência de Dados à Melhoria de Processos, chegou a hora de colocar em prática! Mas qual é o primeiro passo? Aqui, apresentamos um guia com as etapas que compõem esse processo, que deve ser realizado de maneira contínua.

Passo 1 – Mapeamento

A primeira fase é a identificação do problema. Visualize todas as operações que você tem dentro da organização e determine a que deve ser otimizada. Você pode executar o mapeamento de várias maneiras: desenhando um fluxograma manualmente ou usando um software de automação de fluxo de trabalho para fazer isso. 

No primeiro cenário, é bem provável que você perca algumas tarefas ou até mesmo parte do fluxo de trabalho. No segundo, poderá ver quem é responsável pelo o que está dentro da organização e obterá insights ​​para a otimização.

Passo 2 – Análise

Tendo mapeado todas as tarefas dentro da organização, podemos iniciar a análise dos pontos problemáticos do fluxo de trabalho existente. Você deve fazer algumas perguntas complicadas às pessoas responsáveis ​​e a si mesmo, como: 

• A nossa empresa tem trabalhos repetitivos, manuais, que estão demorando mais do que o necessário e poderiam ser realizados de maneira automática?
• Caso estejamos perdendo prazos de entrega, quais são os fatores que causam essas situações? 
• Quais são os principais fatores que influenciam as ineficiências dentro da organização? 
• Temos atividades críticas para o estado financeiro da organização? 
• Por que algumas das tarefas têm um impacto maior na eficácia da organização do que outras? 

Responder a essas perguntas, bem como a outras semelhantes, ajudará a definir os pontos problemáticos para melhoria.

Passo 3 – Obter apoio

Na próxima etapa, você deve apresentar o problema existente para a alta administração. Como você sabe, qualquer mudança requer recursos. Isso significa que você precisa obter aprovação para o plano de ação que vai implementar. Ao apresentar a situação ao gerente sênior, mostre:

• a atividade ineficiente dentro do fluxo de trabalho atual;
• o impacto do constrangimento existente no ciclo completo de produção da empresa;
• o impacto da restrição no valor do cliente.

Você deve deixar isso claro não apenas para a administração e as partes interessadas, mas também para os colaboradores envolvidos nessas atividades.

Passo 4 – Implementação

Depois de receber a aprovação da alta administração e os recursos para iniciar a melhoria, é hora de realizar as mudanças necessárias. Se você deseja ter sucesso nesta etapa, siga os seguintes requisitos: 

• iniciar correções em pequena escala;
• testar e fazer correções;
• envolver recursos adicionais em caso de necessidade;
• implementar as alterações finais em todas as tarefas conectadas. 

Passo 5 – Revise e refine

Depois de executar a mudança, chegou a hora da revisão. Você precisa monitorar se a alteração foi elaborada corretamente. Em seguida, investigue o seu impacto em outras atividades dentro da empresa. Caso se verifique algum outro problema, é preciso iniciar um novo ciclo de Melhoria de Processos. 

Conclusão

Como você viu e já deveria imaginar, aprimorar processos não é algo fácil e requer a dedicação de toda a empresa. Para simplificar, é necessário monitorizar continuamente a eficácia dos processos de negócio. Assim, é possível reagir de imediato a qualquer ineficiência. 

Portanto, buscar e aplicar soluções de Melhoria de Processos criadas a partir de técnicas avançadas, específicas a cada necessidade, é fundamental. Isso porque são elas que vão transformar o processo de gerenciamento e análise de dados factível, acelerando-o radicalmente. 

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